NRFit^®conversietraject
Catharina Ziekenhuis

Jeannette: “Omzetting van Luer naar NRFit^® was voor mij prioriteit nummer één toen ik hier op de OK kwam werken. De raad van bestuur was opdrachtgever voor dit traject om patiëntveiligheid en medewerkersveiligheid te waarborgen. Wat mij opviel uit de VIM-meldingen (Veilig Incident Melden) dat we te vaak verkeerde pompen en dus medicatie aan een epiduraal hingen. De impact van verkeerde medicatie toedienen is zo groot voor de patiënt. Daar had ik last van! Wanneer ik al één verpleegkundige kan behoeden voor een medische fout, en zo kan voorkomen dat de patiënt op de intensive care beland, dan heb ik mijn doel al bereikt.

Dus ik begon me te oriënteren en spullen te verzamelen. Toen kende ik Margot nog niet. Ze had al snel door waar ik mee bezig was en kwam ineens bij mij binnenvallen en riep “Leuk dat je dit doet, maar dit is voor het hele ziekenhuis!” Wat we nu na invoering zien is dat ik veel meer kosten maak binnen de anesthesie op de OK, maar ik weet dat we ergens anders in het ziekenhuis kosten besparen door minder medische fouten. De patiëntveiligheid en medewerkersveiligheid is verbeterd!”

Margot: “Ik kwam vanuit de medische hulpmiddelen commissie, daar kijken we ziekenhuisbreed naar standaardisatie van producten en waar je aan moet voldoen volgens de ISO-norm. Zo krijg je twee werelden bij elkaar, de medische hulpmiddelen commissie wil iets voor het ziekenhuis en de afdeling anesthesie op het medische vlak. We hebben gekozen om het grootste risico van verkeerd toedienen eruit te halen en Luer gefaseerd om te zetten naar NRFit^®, eerst alleen voor epidurale behandelingen.”

Margot: “We werkten al samen met B. Braun, maar we hebben natuurlijk wel proefplaatsingen met andere leveranciers gedaan. Al snel merkten we dat B. Braun een goed epiduraal portfolio heeft. Bij andere leveranciers paste het assortiment en producteigenschappen niet helemaal met hoe wij het graag zien. Uiteindelijk merk je dat bij omzetting door een andere leverancier het gebruik van producten ook anders is. De anesthesioloog die uiteindelijk de naalden prikt is degene die hierin ook een keuze maakt. Wat heel belangrijk voor ons was? De gele lijn die je aansluit op de spuit die in de infuuspomp gaat.”
 

Jeannette: “Ja die is héél belangrijk! Jullie zijn de enige met een hele gele lijn, die zie je al op afstand. De kleur heeft meteen attentiewaarde. Dan denk je direct, wacht eens even hier hangt iets anders aan.”

Margot: “Alles bij elkaar opgeteld was de keuze voor ons niet zo moeilijk. Het gele lijntje, de handeling van producten die voor ons fijner was en alle extra ondersteuning die je van B. Braun krijgt, zoals het maken van een projectplan en een concrete planning. De dienstverlening van B. Braun is er om zo’n omzetting te doen. De ervaring en het gevoel van vertrouwen, dat zit goed. En het fluorescerende geel is gewoon fantastisch!”

Jeannette: “We zijn niet in één keer overgegaan, dat moet je medewerkers en patiënten niet aandoen vind ik. Je moet dan heel duidelijk afbakenen wat je wél gaat doen. Met het epidurale traject zijn we ongeveer 9 maanden bezig geweest. We zijn gestart met een testfase (proefplaatsing) op de verloskamers. Omdat we goed contact hebben met de verloskamers als toeleverancier was dit goed realiseerbaar. Waarom de verloskamers? De situatie op de verloskamers vind ik zo veilig omdat de spuiten door de apotheek gevuld worden. Er is dan een dubbele check. De apothekersassistente vult en een andere apothekersassistente of verpleegkundige controleert.

Het traject voor spinaal willen we ook zo starten, maar daar wil ik wel even de tijd voor vinden. Wil je het goed doen, dan moet je zorgen dat je tijd inplant zodat je ook die flow weer kan pakken. Ik ben al in contact met de anesthesiologen die veel blokken prikken.”

Jeannette: “Tijdens de proefplaatsing op de verloskamers hebben we gebruik gemaakt van een epidurale NRFit^® custommade set die door het Radboud UMC is samengesteld. Daar gooiden we veel materiaal van weg, dat vonden we zonde. Toen hebben we gelijk de revisie voor onze custommade set gedaan. Samen met de anesthesioloog heb ik een heel setje uitgeprobeerd en de vraag gesteld, wat gebruiken we van deze set en wanneer? En de apotheek hebben we betrokken bij welke benodigdheden nodig zijn bij het optrekken met een filternaald. Uiteindelijk hebben we nu een groenere OK omdat we veel items uit de set hebben laten halen die we niet gebruiken. Nu wordt alles in de set gebruikt. Zo zijn we duurzaam bezig.”

Jeannette: “Met zijn tweeën zijn we het NRFit^® conversietraject gestart. En we hebben bewust gekozen om geen werkgroep samen te stellen en op die manier de lijnen kort te houden zodat we snel konden schakelen. Voor de expertise van klinische toepassingen hebben we er een gerenommeerde anesthesioloog bij betrokken die ervoor zorgde dat alle andere anesthesiologen positief achter deze omzetting stonden.”

Margot: “De voorbereiding van de proefplaatsingen, daar is wel wat tijd in gaan zitten. Je moet dan alles in kaart gaan brengen. Over welke klinische procedure hebben we het, welke handelingen horen daarbij, welke artikelen zijn daarvoor nodig en bij welke leverancier bestellen we deze. Daarna ben ik aan de slag gegaan met het samenstellen van een bestellijst. En niet te vergeten moet je zorgen dat het productdossier in orde is en alle documenten voor het convenant zijn toegevoegd.”

Margot: “Jeannette bepaalde samen met de anesthesioloog wat we gingen gebruiken. Hierdoor hoefde ik de inventarisatie niet te doen en heb ik alles in grote lijnen uitgezet. Zo kom je samen tot een goed eindresultaat.”

Jeannette: “De proefplaatsing was heel belangrijk. Alleen dan kun je custommade pakketten goed samenstellen. En daarbij kun je je collega’s laten oefenen om productgebruik eigen te maken en toelichting te geven. Je moet laagdrempelig zijn voor collega’s die assisteren en er mee moeten gaan werken.”

Margot: “Op verpleegafdelingen waar patiënten komen met een epiduraal moet je zorgen dat NRFit^® materiaal op voorraad ligt. Een Perfusor^® spuit moeten ze kunnen vervangen. Hiervoor heb je een NRFit^® naald nodig om op te trekken uit een ampul en een NRFit^® afsluitdopje voor op de spuit. Ik heb geïnventariseerd hoe vaak dit gebeurt en hoeveel producten hiervoor nodig zijn. De overdracht verliep daardoor goed. We hebben op de afdeling aangegeven wat er ging veranderen en wanneer er een proefplaatsing gepland stond. Een simpele en korte overdacht met de boodschap: “Wanneer je een patiënt krijgt en je ziet een gele lijn met een gele spuit, dan zit er NRFit^® aan. Hiervoor heb je deze spullen nodig, die we hier op voorraad hebben gelegd.” Op deze manier krijg je ook feedback over de ervaring met NRFit^® connecties. Tijdens de proefplaatsing hebben we heel intensief contact gehad met B. Braun om alle vragen van collega’s te kunnen beantwoorden. Dat was fijn.”

Jeannette: “Want wij kunnen alles inbrengen, maar als collega’s er niet fijn mee werken dan hebben we iets significants over het hoofd gezien. En wat ik ook heel fijn is dat je een grote gele stamper hebt in de 50 ml spuit. Je ziet ‘s nachts beter wat eraan hangt. Heel veel zwangere dames komen namelijk in de avond of nacht voor een epiduraal.”

Jeannette: “Anesthesiemedewerkers en verpleegkundige zijn creatief als het gaat om verbindingen aan te passen voor het toedienen van regionale anesthesie.  Deze collega’s heb ik tijdens een trainingssessie uitgedaagd om iets in elkaar te ritselen wat toch op NRFit^® past. Dat vond ik gewoon leuk, een uitdaging om de betrokkenheid van medewerkers bij de start van het NRFit^® conversietraject te vergroten. Ze gingen in slangen knippen en pompsystemen overrulen maar niemand heeft iets gevonden. Conclusie: alles is geel en er past niets anders op!”

Natuurlijk hebben we alle collega’s bij elke stap meegenomen in het traject. Zo kon iedereen NRFit^® producten uitproberen. In de anesthesieruimte lag een bepaalde periode NRFit^® producten uitgestald op een lange plank. Ik kan je vertellen, wanneer ze er al mee geoefend hebben scheelt dat veel werk in communicatie. Bij vragen kan je gelijk alles uitleggen. Vaak kregen we de reactie “dat is toch hetzelfde?". Waarop ik antwoorde: probeer het maar eens aan te sluiten op een Luer connector, de nieuwe NRFit^® connector is namelijk 20% smaller. Coaching on-the-job was voor ons heel belangrijk om de conversie succesvol te laten verlopen.”

Margot: “Qua communicatie hebben we berichten geplaatst in de digitale nieuwsbrief die ziekenhuisbreed wordt verspreid. En de simpele productsheet die we hadden gemaakt over veilig epiduraal met NRFit^®, de voordelen en wat plaatjes erbij, heeft ook zijn werk gedaan. De betrokken verpleegafdelingen hebben de meest belangrijke informatie ook in hun eigen nieuwsbrief opgenomen.”

Jeannette: “In het begin dat ik hier werkte heb ik regelmatig VIM’s gezien en die zie ik nu niet meer. Dus dat gaat goed sinds we over zijn gegaan op NRFit^®. De kwaliteitsadviseur van de operatiekamers, weet me wel te vinden als er iets niet in de haak is.”

Margot: “Vooral korte lijnen intern en elkaar de ruimte geven. Duidelijke productinformatie en de samenwerking met B. Braun. De communicatie was volledig online door de coronaperiode. We hadden bijna dagelijks even contact waardoor er geen zaken vergeten zijn. Een goede wederzijdse betrokkenheid.”

Jeannette: “Ik heb Margot mee laten kijken bij een patiënt die een epiduraal kreeg. Zo heeft ze meegekeken hoe de producten worden ingezet bij een behandeling en waar het fout kan gaan. Op het moment dat je het ziet weet je ook wat je nodig hebt. En kan je beoordelen of het een veilige toepassing is of dat er nog ruimte is voor verbetering.”

Jeannette: “Tegen alle ziekenhuizen zeg ik; gewoon doen, de kleur geel werkt! Creëer bekendheid bij andere ziekenhuizen zodat we elkaar kunnen helpen. Tijdens de overstap van het Catharina naar de Santeon ziekenhuisgroep heb ik de conversie naar NRFit^® ook benoemd. En bij nieuwe collega’s rondgevraagd “Werken jullie al met NRFit^®?” We moeten gewoon één veilige en dezelfde standaard hanteren binnen de ziekenhuisgroep, dat is mijn mening”.

Margot: Mijn advies is om het gefaseerd te doen, dus niet het hele NRFit^® pakket in één keer. Start de conversie op afdelingen met de meest risicovolle handelingen. Zo haal je het grootste risico op verkeerde medicatietoediening eruit. En praat met elkaar! Door het persoonlijke contact haal je weerstand weg en creëer je vertrouwen”.