Cancel

U bent succesvol uitgelogd.

Probleem chirurgisch voorraadbeheer

Inefficiënte communicatie, slijtage en hoge kosten

Chirurgie in een ziekenhuis is een zeer complex systeem. Voordat een operatie kan worden uitgevoerd, zijn verschillende processen nodig.

Chirurgie vereist infrastructuur

Er moeten talrijke middelen beschikbaar worden gesteld uit verschillende magazijnen: anesthetica, bloed voor transfusies (indien nodig), zoutoplossing, steriele medische hulpmiddelen inclusief wegwerpartikelen zoals hechtdraden, canules en infusieslangen. Anderzijds omvat dit ook de gesteriliseerde herbruikbare chirurgische instrumenten en chirurgische apparatuur die in chirurgische sets zijn samengesteld. Als er bijvoorbeeld implantaten worden gebruikt, zijn er tijdens de operatie meestal meerdere implantaten van verschillende grootte. Dit alles moet op het juiste moment en op de juiste plaats aanwezig zijn. Dit geldt niet alleen voor electieve procedures, waarbij het mogelijk is om in te schatten welke middelen er ongeveer nodig zijn, maar ook voor procedures die niet kunnen worden uitgesteld in het kader van de spoedeisende hulp. Voordat chirurgen aan hun kerntaken beginnen, moet er veel worden gecoördineerd.

Heterogene systeemlandschappen

Tot nu toe hebben we in ziekenhuizen meestal te maken gehad met totaal verschillende systeemlandschappen – hier beginnen de problemen. Enerzijds heb je het OK-management, dat verantwoordelijk is voor de bezetting van de operatiekamers. Daarnaast heb je beheer over materialen zoals wegwerpartikelen en herverwerkte gesteriliseerde instrumenten. En ten slotte heb je medische controle – de medische en kostengerelateerde documentatie van wat er aan de patiënten is gedaan. Al deze individuele processen draaien op hun eigen systemen en zijn effectief, maar ze functioneren als afzonderlijke silo's: er is weinig of geen communicatie over de hele lijn. Dit leidt tot aanzienlijke uitgaven aan personeel en tijd; er zijn grote redundanties en daardoor lange wachttijden en vooral hoge bedrijfskosten, wat de economische efficiëntie van het OK-management nadelig beïnvloedt.

Vrijwel geen digitale communicatie

Wat betreft het gebrek aan digitalisering zijn er vooral twee zwakke punten: de voor- en naverwerking van een operatie. Beide worden vandaag nog voornamelijk handmatig gedraaid. Voorafgaand aan een operatie moet het steriele materiaal worden voorbereid. Het wordt besteld via telefoon of zelfs via faxmachines. Vaak worden dan gestandaardiseerde chirurgische sets gebruikt. Er bevinden zich gemiddeld 60 instrumenten in de instrumentensets. Zelfs als slechts de helft van deze instrumenten wordt gebruikt, moeten alle instrumenten onmiddellijk na de operatie worden ontsmet. Dit dient zo snel mogelijk te gebeuren. Herbruikbaar chirurgisch materiaal slijt snel omdat het chloride in het bloed de oppervlakken aantast. De centrale sterilisatieafdeling (CSA), die verantwoordelijk is voor het opnieuw verwerken van verontreinigde instrumenten, weet vaak niet wanneer een operatie is voltooid. Hierdoor blijven de instrumentenmanden op de wagens die urenlang wachten in de gangen van de OK.

Pieken op het verkeerde moment

Het ontsmetten van gebruikte of ongebruikte instrumenten die op dezelfde kar worden geplaatst zijn zeer arbeidsintensief proces. Door verschillende processen, zoals wassen en verwarmen, worden micro-organismen geïnactiveerd. Dit zeer personeelsintensieve proces wordt meestal nog steeds handmatig uitgevoerd. In veel ziekenhuizen worden de te ontsmetten wagens gelabeld met stickers. Aangezien de bezetting van geplande chirurgie meestal rond 18:00 uur eindigt, dalen de piekbelastingen op de CSA's nachts. Dit leidt tot vervelende nachtdiensten voor het personeel en hoge kosten voor de kliniek of het ziekenhuis.

Dure middelen

De analoge, slecht gesynchroniseerde, meestal handmatige processen rond de chirurgische infrastructuur zijn nog steeds standaard in de meeste ziekenhuizen wereldwijd. De impact is enorm. In een groot Duits universiteitsziekenhuis worden ongeveer 40 faxen per dag uitgewisseld tussen de OK, het materiaalmagazijn en de CSA. In totaal zijn er ongeveer 14.600 handmatige interacties tussen deze entiteiten per jaar. De business unit manager in de operatiekamer besteedt elke avond na het einde van de werkdag ongeveer 45 minuten aan inventariscorrectieboekingen. In een universiteitsziekenhuis in Nederland wordt 81 procent van de herverwerkte chirurgische sets niet binnen de volgende 24 uur gebruikt. Toch worden alle instrumentensets binnen 24 uur steriel verwerkt. Deze druk veroorzaakt onnodig hoge stressniveaus bij het CSA-personeel. Hierdoor kan het maken van fouten worden bevorderd.

Ontdek wat Surgical Supply Management kan bieden